Formulários no WhatsApp: pedido, agendamento e cotação numa tela que a IA oferece na conversa

Formulários

Telas que abrem dentro do WhatsApp para o cliente preencher pedido, agendamento ou cotação de uma vez. A IA oferece na hora certa e a resposta chega organizada ao Inbox e ao lead.

Um formulário é uma tela que abre dentro do próprio WhatsApp. Em vez de responder pergunta por pergunta no chat (qual produto, quantos, entrega ou retirada, qual endereço, como paga), o cliente toca no botão da mensagem, preenche tudo de uma vez e envia. A resposta volta para a conversa já organizada.

O formulário é uma ferramenta da IA, não um robô no lugar dela: a conversa continua como sempre, e a IA só oferece a tela quando ela poupa o cliente de um vai e volta. Cada decisão fica registrada, com o motivo, para a sua equipe conferir.

No painel: Abrir Formulários. Fica em INTELIGÊNCIA, logo abaixo de Modelos de mensagem. Só o dono e o admin veem.

As palavras da tela

Formulário

A tela que a sua conta publica no WhatsApp: os campos, o texto do botão, quando a IA oferece e o que acontece ao receber a resposta.

Modelo pronto

Um formulário que já vem montado para o seu segmento (depois você ajusta no editor): pedido de farmácia, montar pedido, agendar consulta ou horário, marcar visita, simulação de consórcio, cotação de seguro e cadastro do cliente.

Editor

Onde você monta o formulário: as telas, os campos de cada tela, quando a IA oferece, o que acontece ao receber e a publicação. A prévia no celular acompanha cada mudança.

Versão

Cada publicação é uma versão. Mexer num formulário publicado cria a versão seguinte em rascunho; a versão no ar continua valendo até você publicar a nova.

Publicar na Meta

Todo formulário passa pela Meta antes de ir para os seus clientes. Enquanto ela confere, o formulário fica Em análise.

Envio

Cada vez que um formulário sai numa conversa, pela IA ou por alguém da equipe. O envio tem estado próprio: aguardando, preenchido ou expirado.

Dados no envio

As listas do momento que vão junto com o formulário (os produtos citados com preço e estoque, os horários livres da Agenda, os imóveis). O cliente vê a hora da lista e o aviso "sujeito à confirmação"; a IA confere de novo quando a resposta chega.

Mensagens a menos

Quantas mensagens da sua empresa a conversa gastaria sem o formulário, menos as que gastou com ele.

A tela por partes

• Formulários do WhatsApp, com quantos estão publicados, e as ações Novo formulário, Modelos prontos e Criar com IA. Novo formulário pergunta como começar: Criar do zero, Modelos prontos ou Criar com IA.
• Três números do mês: Preenchidos no mês, Taxa de preenchimento (com a variação sobre o mês anterior) e Mensagens a menos.
• A lista dos formulários: o nome, o estado na Meta, quando a IA oferece, quantos foram preenchidos e a taxa, com Editar à vista e o menu ⋯ com Editar e Excluir formulário. No celular, cada formulário vira um cartão.
• Sem nenhum formulário ainda, a tela oferece Montar com a IA e os modelos do seu segmento.

Publicar um modelo pronto

1. Abra os modelos prontos: Em Modelos prontos, o seu segmento vem primeiro ("seu segmento") e o mais usado leva o selo Mais usado. Os marcadores mudam de segmento.
2. Veja como o cliente recebe: Ver prévia desenha o formulário no celular, tela por tela, como o cliente vai ver.
3. Use o modelo: Usar este modelo cria um rascunho e abre a revisão.
4. Revise: No editor, confira o nome, os campos, o texto do botão (até 20 letras, com contador), Quando a IA oferece, Ao receber e o número de WhatsApp. Os campos vêm do modelo, e você pode ajustá-los.
5. Publique: Publicar na Meta envia o formulário. Ele fica Em análise e muda sozinho quando a Meta responder; um aviso no sino diz quando terminou.

Criar do zero

1. Novo formulário: Escolha Criar do zero. As outras portas são Modelos prontos e Criar com IA.
2. Nome e finalidade: Escreva o Nome (até 80 letras; só a sua equipe vê) e escolha Para que serve, um dos seis cartões. A Meta usa a escolha para classificar o formulário.
3. Criar e abrir o editor: O formulário nasce como rascunho, com uma tela em branco, e o editor abre.

O editor

O editor serve para os três caminhos: o formulário criado do zero, o modelo pronto e a proposta da IA. À esquerda ficam as telas e os campos; ao lado, a prévia no celular, como o cliente vê; embaixo, as seções do formulário.

• Telas e campos: + Tela acrescenta uma tela, + Campo (ou + Campo nesta tela, no fim de cada tela) acrescenta um campo, e a alça de cada campo permite arrastar para mudar a ordem; com o campo aberto, Subir e Descer fazem o mesmo, + Opção acrescenta uma alternativa e Tirar o campo o remove. Cada tela tem seu título e o botão no fim da tela.
• Tipos de campo: texto curto, texto longo, número, e-mail, telefone, CPF, endereço, data, escolha única, várias escolhas, lista suspensa, sim ou não, consentimento e foto. Em escolha única, várias escolhas e lista suspensa você escreve as opções.
• Obrigatório: o cliente só avança respondendo.
• Mostrar só se: o campo só aparece quando uma escolha anterior bater. Se a condição deixar de valer (por exemplo, a opção foi apagada), o editor avisa.
• Gravar no lead como: escolha em que campo do lead a resposta é guardada; ela aparece no dossiê e na ficha, e o Funil pode usar. Em Novo campo do lead, você cria o campo na hora, e as opções do formulário são copiadas. Não gravar deixa a resposta só na conversa.
• Quando a IA oferece: A IA decide sozinha (recomendado) ou Só quando uma regra bater. As regras são escritas em linguagem simples ("Quando…", com um exemplo opcional), cada uma com interruptor e Tirar a regra; + Regra acrescenta, até 8.
• Texto do botão (até 20 letras) e Ponto de partida da oferta, que orienta a IA na mensagem que leva ao formulário.
• Ao receber a resposta: gravar no lead, a IA responder com o resumo, avisar a equipe e criar o agendamento sozinho.
• Publicação na Meta: o Nome do formulário (até 80 letras) e Para que serve podem ser mudados aqui; valem para a próxima versão publicada.
• As travas da plataforma aparecem com cadeado e nenhuma configuração as desliga.

Ao clicar em Publicar na Meta, o editor confere o formulário antes de enviar. Se algo for recusado (por exemplo, uma pergunta maior do que a Meta aceita), ele lista cada ponto, em português, com Ver campo ou Corrigir para ir direto ao lugar; nada vai para a Meta até tudo estar certo. Se a própria Meta recusar a versão, a tela mostra o que ela apontou e a versão anterior segue no ar.

Testar no seu WhatsApp

Antes de publicar, veja o formulário no seu celular. O botão Testar no meu WhatsApp, no alto do editor, manda a versão mais nova (a em rascunho ou, se não houver rascunho, a publicada) para o número que você digitar, do jeito que o cliente vai receber. Só o dono e o admin testam.

1. Cadastre o seu celular no perfil: No menu do usuário, em Meu perfil, salve o seu celular em Seu celular (escolha o país; o Brasil vem marcado) e mande o código que aparece, do próprio celular, para o WhatsApp da conta. Confirmado, o "oi" do próximo passo não vira lead, a IA não responde e nada é cobrado. Sem celular confirmado, o "oi" entra como um lead comum.
2. Abra a janela de 24 horas: Do seu celular, mande um "oi" para o número do WhatsApp da empresa (o diálogo mostra qual é). O WhatsApp só deixa enviar dentro de 24 horas da sua última mensagem, e o teste pede que o "oi" seja de até 30 minutos atrás.
3. Confira o número: Em Testar no meu WhatsApp, o campo Seu número de WhatsApp já vem com o celular do perfil (Trocar no perfil muda). Sem celular no perfil, escreva o número com DDD ou use Cadastrar meu celular no perfil.
4. Envie o teste: Enviar teste manda o formulário. A tela confirma o horário e a versão enviada; Enviar de novo repete o envio.
5. Abra no celular e preencha: O formulário chega na conversa. Preencha e envie como o cliente faria.

• A resposta aparece no Inbox com o selo Teste · versão N. Ela não vira lead, não entra no Painel e a IA não responde a ela.
• Com o celular no perfil, a conversa inteira aparece no Inbox com o selo Equipe · teste: fica fora de Contatos, do Funil, das campanhas e dos números do Painel.
• O teste não é cobrado.
• Cada formulário aceita até 10 testes por hora, e a conta toda até 30.
• O teste só vai para um número que mandou mensagem para a empresa nos últimos 30 minutos e que está sendo atendido pela IA. Conversa que está com um atendente não recebe teste.
• Se não houver conversa sua com a empresa nas últimas 24 horas, nada é enviado: a tela explica que é preciso mandar um "oi" para o número da empresa e tentar de novo.
• Ao publicar depois, a Meta reaproveita o mesmo formulário de teste: você não refaz nada.

Excluir um formulário

Só o dono e o admin excluem. Use o menu ⋯ da lista ou o botão Excluir formulário no fim da seção Publicação na Meta, dentro do editor. A confirmação mostra o que vai acontecer antes de você tocar em Excluir.

• Rascunho (nunca publicado): é apagado também na Meta e não dá para desfazer; não há envio nem resposta para guardar.
• Publicado: a Meta o tira do ar (ela não apaga formulário publicado).
• O formulário some da lista e a IA para de oferecê-lo na hora.
• Envios que ainda aguardam resposta: se o cliente responder, a resposta entra; não mandamos lembrete.
• Ficam: as respostas já recebidas, os dados gravados nos leads e o histórico.
• Se o formulário abre por um modelo de mensagem, a confirmação avisa que o modelo deixa de abri-lo; apague o modelo em Modelos de mensagem se não for usar.

Criar com IA

Criar com IA pede à IA que proponha os formulários do seu negócio. Ela também aparece na primeira vez que você abre a tela e no passo do WhatsApp da implantação, que o especialista faz junto com você. A IA só começa quando você clica, e nada vai para a Meta sem você confirmar.

1. Começar: A tela mostra O que a IA vai ler: o seu segmento, a Base de conhecimento, os serviços da Agenda e as conversas dos últimos 90 dias, só em números (quantas pedem entrega, quantos itens por pedido). Nome, telefone e o que o cliente escreveu nunca vão para a IA. Se quiser, escreva uma instrução ("foque em entrega").
2. Lendo: A IA passa pelas fontes uma por uma, e a tela acompanha cada passo. Cancelar nesse momento não cobra nada.
3. Propostas: De duas a quatro propostas, cada uma com os campos, Por que a IA sugeriu e a confiança. Quando uma parece com um formulário que você já publicou, a tela avisa. Aceitar, Descartar ou Desfazer, uma por uma. Editar abre a proposta no editor para você ajustar antes de publicar.
4. Revisar: Revisar e publicar confere cada aceita: o botão com até 20 letras, nenhum campo repetido e a regra de quando a IA oferece.
5. Publicar na Meta: Publica as aceitas de uma vez e mostra o resultado de cada uma: Publicado, Em análise ou Com erro.

Ao tocar em Editar numa proposta, ela passa a contar como aceita e o editor abre nela. Se a proposta é parecida com um formulário que você já publicou, o editor abre a versão seguinte dele em rascunho, e a versão publicada continua no ar até você publicar. O botão de voltar do editor leva de volta às Propostas.

Pouca base

Sem catálogo nem perguntas frequentes, ou com poucas conversas, a IA avisa antes de gerar e não cobra. Gerar assim mesmo segue mesmo assim.

Regerar com uma instrução

Pede outra rodada de propostas. As decisões já tomadas ficam; é uma geração nova e é cobrada de novo.

Quando a IA oferece

Por padrão, a IA decide sozinha: ela lê a conversa e oferece o formulário quando o cliente quer fazer um pedido, marcar um horário ou pedir uma cotação. As regras do modelo ("quando o cliente citar 2 produtos ou mais") servem de dica. Se preferir, troque para Só quando uma regra bater: aí a IA só oferece quando uma regra ligada acontecer.

• Sim: Oferece só formulário publicado, dentro da janela de 24 horas, no tom da sua marca. O texto muda a cada conversa; o botão é o do formulário.
• Não: Nunca oferece na primeira mensagem do cliente.
• Não: Não repete o mesmo formulário que ficou sem resposta, e não oferece mais nenhum depois que o cliente recusa.
• Não: Nunca envia fora da janela de 24 horas sozinha.
• Não: Não oferece em conversa com alguém da equipe atribuído ou em transbordo (o atendente pode enviar).

As três primeiras são travas fixas: aparecem com cadeado na revisão e nenhuma configuração as desliga.

O formulário no Inbox

• Na conversa, o marcador A IA ofereceu o formulário porque… abre o rastreio com o caminho da decisão: a intenção do cliente, o motivo do agente de formulários, a oferta escrita pela conversa e o que aconteceu ao receber.
• Quando o botão não pode sair (a Meta recusou o envio, nenhum item citado está no catálogo, a Agenda está sem horário ou a resposta precisou de correção), a IA manda a mesma resposta sem o convite para o botão, com tudo o que ela já tinha dito, e a conversa segue pelo chat. O rastreio mostra o motivo e qual versão saiu.
• O cartão Formulário enviado mostra o estado: Aguardando o cliente, Preenchido às hh:mm ou Expirou sem resposta.
• Sem resposta em 2 horas e com a janela aberta, a conversa lembra o cliente uma vez, com uma mensagem fixa e o mesmo botão. Lembrar o cliente faz isso na hora.
• A resposta chega como a bolha Resposta do formulário, com os itens, o total e os campos rotulados, os botões da ação (Criar pedido, Agendar, Criar cotação ou Agendar visita) e Copiar resumo. Os dados marcados já entram no lead, e a IA responde ao cliente com o resumo e o próximo passo.
• Os botões da ação: Agendar e Agendar visita criam o horário na Agenda da conta; Criar pedido vira o pedido da conversa e chama a equipe, como quando o pedido fica completo; Criar cotação vira um cartão no Funil.
• No dossiê, Do formulário mostra o que foi gravado no lead, com a marca "novo".
• Para enviar você mesmo, use o botão de formulário no campo de resposta e escolha um publicado. Com a janela de 24 horas fechada, o botão fica desabilitado e explica por quê.

A economia no Painel

O cartão Mensagens economizadas com formulários do Painel soma, no mês, os formulários preenchidos, as mensagens a menos e quanto isso deixou de ir para a conta da Meta, com as barras por dia, a taxa de preenchimento e uma linha por formulário. Como calculamos explica a conta.

Avisar o seu sistema

Fluxos

Com a Base avançada, os Fluxos ganham o gatilho Formulário preenchido (as respostas viram variáveis do fluxo) e a ação Enviar formulário. Exemplos: criar o pedido no seu sistema, mandar para a planilha, avisar a equipe.

No Enterprise

No plano Enterprise, o agente que decide oferecer e o que propõe os formulários rodam no modelo da sua empresa, nas tarefas Oferecer formulário e Gerador de formulários de IA própria › Roteamento. A tela do Criar com IA diz "Roda no modelo da sua IA" no lugar do custo.

O que é cobrado

Cada geração do Criar com IA

Sai do saldo como uma mensagem processada, com a linha "formulários gerados pela IA" no Extrato. Regerar cobra de novo. Se a geração falhar ou não trouxer nenhuma proposta, não cobra; cancelar enquanto a IA lê também não.

Oferecer e receber

Não têm cobrança própria aqui: a conversa segue cobrada como sempre.

Mensagens da Meta

O que a Meta cobrar pelas mensagens é cobrado pela Meta na conta do WhatsApp da sua empresa, pelas regras dela. Cada mensagem a menos é uma a menos nessa conta.

Com IA própria

Nas Conexões de IA, no Enterprise ou na revenda com IA própria, a geração roda no modelo da sua empresa e não é cobrada aqui.

Dados pessoais e LGPD

• CPF, renda e documento nunca são obrigatórios e são tratados como dado sensível.
• Quando o formulário pede um dado pessoal além do nome e do telefone, o cliente marca o consentimento antes de enviar, e ele fica registrado no lead.
• A resposta é conferida contra o formulário enviado: campo a mais é descartado e valor fora do formato é recusado.
• Quando um lead pede para ser esquecido, as respostas dele saem junto com a conversa, inclusive das cópias guardadas dos webhooks.

Perguntas

O cliente abriu no computador e não apareceu.

O formulário abre no WhatsApp do celular. Quando o computador não mostra, o cartão no Inbox orienta abrir no celular.

E a foto da receita?

Depois que o cliente envia o pedido, a IA pede a foto da receita no chat quando um item exige. A foto chega como qualquer imagem da conversa.

Posso mudar os campos do modelo?

Pode. O editor muda perguntas, tipos, opções e a ordem, e acrescenta ou tira telas e campos. Em um formulário já publicado, a mudança vira a versão seguinte em rascunho e só vale quando você publicar.

Posso testar o formulário antes de publicar?

Pode. No editor, Testar no meu WhatsApp manda a versão mais nova para o seu número. Mande um "oi" para o número da empresa antes, para abrir a janela de 24 horas. Cadastre o seu celular em Meu perfil para esse "oi" também não virar lead. O teste não é cobrado, não vira lead e não entra no Painel.

Posso montar o meu próprio formulário?

Pode. Em Novo formulário, escolha Criar do zero, dê um nome, diga para que serve e monte as telas e os campos no editor.

Excluí um formulário. Perdi as respostas?

Não. As respostas já recebidas, os dados gravados nos leads e o histórico continuam. O que muda é que o formulário sai da lista e a IA para de oferecê-lo.

A IA pode mandar o formulário para quem não fala comigo há dias?

Não. A IA só envia dentro da janela de 24 horas, na conversa que o cliente abriu.